Báo cáo lãi lỗ (Profit and Loss Statement, P&L) là bảng tổng hợp doanh thu và chi phí của một kỳ, cho biết hộ kinh doanh thực sự lãi hay lỗ bao nhiêu.
Với hộ có hai đến năm điểm bán, đây là căn cứ để người phụ trách tài chính và chủ hộ quyết định giá bán, cắt chi phí, mở thêm hay đóng bớt điểm.
Bài viết hướng dẫn lập báo cáo lãi lỗ từ sổ thu chi, tính giá vốn theo tồn kho, phân bổ các khoản chi lớn và đọc ba tầng lãi qua ví dụ số.
Những điểm chính
- Báo cáo lãi lỗ đo kết quả kinh doanh; sổ thu chi đo tiền. Hai số này có khi khác cả dấu.
- Giá vốn tính theo tồn kho: Tồn đầu + Nhập trong kỳ − Tồn cuối, không lấy tổng tiền nhập hàng.
- Tiền thuê trả trước, thiết bị và thưởng Tết được chia đều cho các tháng hưởng lợi.
- Nên đọc ba tầng: lãi gộp, lãi vận hành và lãi thật sau khi trả công chủ hộ.
- Báo cáo theo điểm bán cho thấy điểm nào đang gánh điểm nào.
Báo cáo lãi lỗ là gì, khác sổ thu chi thế nào?
Báo cáo lãi lỗ ghi doanh thu khi hàng đã bán và ghi chi phí khi đã dùng để tạo ra doanh thu đó. Kế toán gọi đây là cơ sở dồn tích (accrual basis).
Sổ thu chi ghi theo cơ sở tiền mặt (cash basis): tiền vào thì ghi thu, tiền ra thì ghi chi. Sổ này cần để quản lý quỹ nhưng không đo được hiệu quả.
Ví dụ, tháng 7 cửa hàng trả trước 6 tháng tiền thuê. Sổ thu chi ghi cả khoản vào tháng 7, còn báo cáo lãi lỗ chia đều cho sáu tháng.
Dữ liệu đầu vào vẫn là sổ thu chi. Nếu sổ chưa tách rõ nhóm thu, nhóm chi, nên chuẩn hóa theo cách ghi chép thu chi hằng ngày cho hộ kinh doanh.
Vì sao có tiền trong két mà vẫn lỗ (và ngược lại)?
Tiền trong két tăng hay giảm không cho biết lãi hay lỗ. Nhập thêm hàng, trả nợ, mua thiết bị hay rút tiền tiêu dùng đều làm tiền giảm mà không làm lãi giảm.
Lấy ví dụ cửa hàng tạp hóa giả định Minh Phát, có hai điểm bán. Tháng 9, báo cáo cho thấy lãi thật 58 triệu đồng, nhưng tiền cuối tháng lại giảm 25 triệu.
Bảng dưới đối chiếu từng khoản chênh lệch. Số dương làm tiền nhiều hơn lãi; số trong ngoặc làm tiền ít hơn lãi.
| Khoản đối chiếu tháng 9 | Triệu đồng |
|---|---|
| Lãi thật theo báo cáo lãi lỗ | 58 |
| Cộng: khấu hao thiết bị | 6 |
| Cộng: lương chủ hộ quy ước | 25 |
| Cộng: trích trước thưởng Tết | 4 |
| Cộng: tiền thuê đã trả từ tháng 7 | 30 |
| Trừ: chủ hộ rút tiền cho gia đình | (40) |
| Trừ: tồn kho tăng (445 − 420) | (25) |
| Trừ: trả bớt nợ nhà cung cấp | (20) |
| Trừ: khách sỉ nợ thêm | (12) |
| Trừ: mua tủ đông mới | (36) |
| Trừ: trả gốc vay ngân hàng | (15) |
| Tiền tăng (giảm) trong tháng | (25) |
Bốn khoản cộng đầu tiên là chi phí đã ghi nhưng tháng 9 không chi tiền. Các khoản trừ là dòng tiền ra không phải chi phí của tháng.
Chiều ngược lại cũng thường gặp. Bán xả hàng tồn dưới giá vốn, nhận tiền cọc khách sỉ hay chậm trả nhà cung cấp có thể làm két đầy lên khi đang lỗ.
Vì vậy, cần đọc tiền và lãi song song. Nếu tiền kinh doanh đang lẫn với tiền nhà, hãy tách bạch tiền gia đình và tiền kinh doanh trước.
Báo cáo lãi lỗ của hộ kinh doanh gồm những dòng nào?
Báo cáo đủ dùng có năm khối: doanh thu thuần, giá vốn, chi phí vận hành, lãi vay và công chủ hộ. Mỗi khối dẫn đến một tầng lãi.
Bảng dưới là báo cáo tháng 9 của Minh Phát, gộp hai điểm bán, tỷ lệ tính trên doanh thu thuần.
| Chỉ tiêu tháng 9 | Triệu đồng | % doanh thu thuần |
|---|---|---|
| Doanh thu bán hàng | 820 | |
| Chiết khấu, hàng bị trả lại | (10) | |
| Doanh thu thuần | 810 | 100,0% |
| Giá vốn hàng bán | (615) | 75,9% |
| Lãi gộp | 195 | 24,1% |
| Lương nhân viên | (44) | |
| Trích trước thưởng Tết | (4) | |
| Tiền thuê mặt bằng (phân bổ) | (30) | |
| Điện, nước, internet | (9) | |
| Giao hàng từ kho đến điểm bán | (7) | |
| Khấu hao kệ, tủ mát, máy bán hàng | (6) | |
| Phí thanh toán, vật tư bao bì | (5) | |
| Chi phí khác | (4) | |
| Cộng chi phí vận hành | (109) | 13,5% |
| Lãi vận hành | 86 | 10,6% |
| Lãi vay ngân hàng | (3) | |
| Lương chủ hộ quy ước | (25) | |
| Lãi thật | 58 | 7,2% |
Không đưa vào báo cáo: tiền nhập hàng, tiền mua thiết bị, trả gốc vay và tiền chủ hộ rút. Phần nghĩa vụ thuế nằm ngoài phạm vi bài.
Tính giá vốn hàng bán theo tồn kho như thế nào?
Giá vốn hàng bán (Cost of Goods Sold, COGS) bằng tồn kho đầu kỳ cộng hàng nhập trong kỳ, trừ tồn kho cuối kỳ, tất cả tính theo giá nhập.
Giá vốn hàng bán = Tồn kho đầu kỳ + Hàng nhập trong kỳ − Tồn kho cuối kỳ
Minh Phát có tồn đầu tháng 9 là 420 triệu, nhập 640 triệu, kiểm kê cuối tháng còn 445 triệu. Giá vốn bằng 420 + 640 − 445 = 615 triệu đồng.
Lỗi phổ biến nhất là lấy 640 triệu tiền nhập làm giá vốn. Khi đó lãi gộp bị tính thấp đi 25 triệu, đúng bằng phần tồn kho tăng thêm.
Kiểm kê tồn cuối
Công thức chỉ đúng khi tồn cuối được đếm thật. Cách tổ chức đếm theo nhóm ABC có trong bài quản lý tồn kho đơn giản cho cửa hàng bán lẻ.
Sai số tồn cuối đi thẳng vào lãi. Ở Minh Phát, đếm thừa 10 triệu tồn cuối làm lãi thật tăng ảo 10 triệu, tương đương 17,2% lãi thật của tháng.
Hàng hư hỏng, hết hạn hay thất thoát đã tự nằm trong giá vốn vì không còn trong tồn cuối. Dù vậy, nên theo dõi riêng để biết tỷ lệ hao hụt.
Định giá hàng tồn
Hàng tồn định giá theo giá nhập, không theo giá bán.
Khi giá nhập thay đổi, dùng nhập trước xuất trước (FIFO) hoặc bình quân gia quyền (weighted average) như IAS 2, và giữ nhất quán.
Phân bổ tiền thuê, khấu hao và lương chủ hộ ra sao?
Nguyên tắc là chi phí nằm ở tháng được hưởng lợi, không nằm ở tháng chi tiền. Ba khoản hay bị đặt sai là tiền thuê trả trước, thiết bị và công của chủ hộ.
Tiền thuê trả trước
Minh Phát trả 180 triệu tiền thuê 6 tháng cho hai điểm vào tháng 7. Mỗi tháng từ tháng 7 đến tháng 12 ghi 180 ÷ 6 = 30 triệu chi phí thuê.
Tiền cọc mặt bằng không phải chi phí vì sẽ được hoàn lại. Đó là tài sản cần theo dõi riêng, ngoài báo cáo lãi lỗ.
Khấu hao thiết bị
Khấu hao (depreciation) chia giá mua tài sản cho số tháng sử dụng. Kệ, tủ mát, máy bán hàng mua 216 triệu, dùng 36 tháng, nên khấu hao 216 ÷ 36 = 6 triệu mỗi tháng.
Tủ đông 36 triệu mua trong tháng 9 không ghi vào chi phí tháng 9. Từ tháng 10, nó thêm 36 ÷ 36 = 1 triệu khấu hao mỗi tháng.
Lương chủ hộ
Lương chủ hộ quy ước là mức phải trả nếu thuê người quản lý làm thay phần việc chủ hộ đang làm. Minh Phát ước mức này là 25 triệu đồng mỗi tháng.
Không tính khoản này, cửa hàng do chủ tự đứng nào cũng trông có lãi. Tính vào rồi mới biết cửa hàng có tạo giá trị vượt công lao động của chủ hay không.
Lương quy ước khác tiền chủ hộ rút. Khoản rút 40 triệu tháng 9 là phân phối lãi, không phải chi phí, nên chỉ xuất hiện ở bảng đối chiếu tiền.
Chi phí theo mùa
Thưởng Tết, sửa chữa định kỳ hay phí phần mềm cả năm nên trích trước đều mỗi tháng. Minh Phát dự kiến thưởng Tết 48 triệu, nên mỗi tháng trích 4 triệu.
Lãi gộp, lãi vận hành và lãi thật khác nhau ra sao?
Lãi gộp đo khả năng mua rẻ bán đắt, lãi vận hành đo hiệu quả vận hành cửa hàng. Lãi thật là phần còn lại sau khi trả lãi vay và trả công chủ hộ.
Lãi gộp = Doanh thu thuần − Giá vốn hàng bán
Lãi vận hành = Lãi gộp − Chi phí vận hành
Lãi thật = Lãi vận hành − Lãi vay − Lương chủ hộ quy ước
Áp vào Minh Phát: lãi gộp 810 − 615 = 195 triệu (24,1%); lãi vận hành 195 − 109 = 86 triệu (10,6%). Lãi thật 86 − 3 − 25 = 58 triệu (7,2%).
- Biên lãi gộp (gross margin) giảm: xem lại giá nhập, cơ cấu hàng, chiết khấu hoặc hao hụt.
- Biên lãi vận hành giảm khi biên gộp ổn định: chi phí cố định tăng nhanh hơn doanh thu.
- Lãi thật âm kéo dài dù lãi vận hành dương: quy mô quá nhỏ để trả công chủ hộ, hoặc nợ vay quá nặng.
Lãi vận hành gần với lợi nhuận hoạt động (EBIT). Cộng lại 6 triệu khấu hao được 92 triệu, tương tự khái niệm EBITDA và biên EBITDA.
Đọc báo cáo theo tháng và theo từng điểm bán thế nào?
Theo tháng, so các tỷ lệ trên doanh thu với tháng trước và cùng kỳ năm trước. Theo điểm bán, tách doanh thu, giá vốn và chi phí trực tiếp để tính lãi đóng góp từng điểm.
Theo tháng
Ba tỷ lệ cần theo dõi là biên lãi gộp, chi phí vận hành trên doanh thu và biên lãi thật. Tháng 9 của Minh Phát lần lượt là 24,1%, 13,5% và 7,2%.
Với hàng mùa vụ như tạp hóa trước Tết, so cùng kỳ năm trước có ý nghĩa hơn so tháng liền trước. Nên giữ bảng xu hướng ít nhất 12 tháng.
Theo từng điểm bán
Bảng dưới tách tháng 9 cho điểm A (gần chợ) và điểm B (khu dân cư mới). Chi phí chung gồm giao hàng 7 triệu và chi phí khác 4 triệu, phân bổ theo doanh thu.
| Tháng 9 (triệu đồng) | Điểm A | Điểm B | Cộng |
|---|---|---|---|
| Doanh thu thuần | 520 | 290 | 810 |
| Giá vốn hàng bán | (390) | (225) | (615) |
| Lãi gộp | 130 | 65 | 195 |
| Biên lãi gộp | 25,0% | 22,4% | 24,1% |
| Lương nhân viên, trích thưởng | (26) | (22) | (48) |
| Tiền thuê mặt bằng | (12) | (18) | (30) |
| Điện, nước, internet | (5) | (4) | (9) |
| Khấu hao | (3) | (3) | (6) |
| Phí thanh toán, vật tư | (3) | (2) | (5) |
| Lãi đóng góp | 81 | 16 | 97 |
| Chi phí chung phân bổ | (7,1) | (3,9) | (11,0) |
| Lãi vận hành | 73,9 | 12,1 | 86,0 |
Lãi đóng góp (contribution) là lãi gộp trừ chi phí phát sinh trực tiếp tại điểm bán. Đó là phần điểm bán góp vào chi phí chung và lãi của cả hộ.
Ở điểm B, tiền thuê chiếm 6,2% doanh thu, so với 2,3% ở điểm A. Lãi đóng góp chỉ bằng 5,5% doanh thu, trong khi điểm A đạt 15,6%.
Dù vậy, điểm B vẫn đóng góp dương. Đóng điểm B lúc này sẽ mất 16 triệu lãi đóng góp, còn phần lớn chi phí chung vẫn ở lại.
Câu hỏi đúng là điểm B cần bao lâu để đủ doanh thu. Cách tính hòa vốn cho điểm mới có trong bài mở thêm điểm bán thứ hai.
Phân bổ chi phí chung theo doanh thu chỉ là một quy ước. Đổi sang tiêu chí khác, như số chuyến giao hàng, lãi vận hành từng điểm có thể thay đổi đáng kể.
Lập báo cáo lãi lỗ hằng tháng theo quy trình nào?
Quy trình gọn nhất gồm sáu bước, làm trong 3–5 ngày đầu tháng sau, dựa trên sổ thu chi, phiếu nhập kho và biên bản kiểm kê.
- Chốt doanh thu từ máy bán hàng, đối chiếu tiền mặt, sao kê QR và thẻ.
- Kiểm kê tồn cuối ngày cuối tháng, định giá theo giá nhập.
- Tính giá vốn theo công thức tồn kho, cho từng điểm nếu có kho riêng.
- Phân loại khoản chi: chi phí của tháng, mua tài sản, trả nợ, chủ hộ rút.
- Ghi phân bổ: tiền thuê, khấu hao, trích thưởng, lương chủ hộ quy ước.
- Đối chiếu với tiền; khoản chênh không giải thích được là dấu hiệu sai sót hoặc thất thoát.
Bước sáu hay bị bỏ qua nhưng có giá trị kiểm soát cao nhất. Khi tiền thực tế thấp hơn số đối chiếu, hãy rà theo cách chống thất thoát tiền và hàng ở cửa hàng.
Giới hạn cần nhớ: báo cáo lãi lỗ không cho biết tháng tới có đủ tiền trả nợ không. Độ chính xác phụ thuộc số kiểm kê, quy ước phân bổ và khóa sổ cuối tháng đúng hạn.
Những sai lầm thường gặp
Phần lớn báo cáo tự lập ở hộ kinh doanh sai không vì công thức khó, mà vì lẫn lộn giữa tiền và chi phí.
- Lấy tiền nhập hàng làm giá vốn, khiến tháng nhập nhiều trông như lỗ.
- Dồn tiền thuê trả trước vào một tháng, làm lãi các tháng mất ý nghĩa so sánh.
- Ghi tiền mua thiết bị là chi phí thay vì khấu hao theo thời gian sử dụng.
- Bỏ qua lương chủ hộ, nên cửa hàng lỗ thật vẫn trông như có lãi.
- Coi tiền chủ hộ rút là chi phí, làm lãi bị tính thấp hơn thực tế.
- Đổi cách phân bổ giữa chừng, khiến số theo điểm bán không so được qua các tháng.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh nhỏ có cần lập báo cáo lãi lỗ hằng tháng không?
Cửa hàng một người có thể lập theo quý. Khi có nhân viên, tồn kho lớn hoặc từ hai điểm bán, nên lập hằng tháng để kịp điều chỉnh giá và chi phí.
Không kiểm kê hằng tháng thì tính giá vốn thế nào?
Có thể tạm ước theo tỷ lệ giá vốn trên doanh thu của các tháng đã kiểm kê. Khi kiểm kê thật, điều chỉnh chênh lệch vào tháng đó và ghi chú rõ.
Lương chủ hộ quy ước nên đặt bao nhiêu?
Lấy mức thị trường để thuê người quản lý làm đúng phần việc chủ hộ đảm nhận. Nên giữ cố định trong năm để các tháng so sánh được.
Biên lãi gộp bao nhiêu là hợp lý?
Không có con số chung, vì biên gộp phụ thuộc ngành hàng, quy mô và tỷ trọng sỉ, lẻ. So với chính hộ qua các tháng và giữa các điểm bán là hữu ích nhất.
Nguồn tham khảo
- Income Statement – Corporate Finance Institute, 2019
- Profit vs Cash – Corporate Finance Institute, 2020
- Understanding the Difference Between Cash Flow and Profit – Association for Financial Professionals, 2024
- Money Smart for Small Business, Module 8: Profitability – FDIC và SBA, 2025
- 12-Month Profit and Loss Projection – SCORE, 2026
- IAS 2 Inventories – IFRS Foundation, 2003
Đọc tiếp
- Hộ kinh doanh ghi chép thu chi hằng ngày: cách làm đơn giản và mẫu sổ
- Quản lý tồn kho đơn giản cho cửa hàng bán lẻ: ABC, điểm đặt hàng
- Tách bạch tiền gia đình và tiền kinh doanh
- EBITDA là gì: cách tính, biên EBITDA và khi nào gây hiểu lầm
Bài viết mang tính kiến thức tham khảo, không phải tư vấn tài chính hay đầu tư. Số liệu của cửa hàng tạp hóa Minh Phát là giả định để minh họa.
Chống thất thoát tiền và hàng ở cửa hàng: giao ca, đối soát két và kiểm kê đột xuất
Mở thêm điểm bán thứ hai: tính vốn đầu tư, điểm hòa vốn và thời gian hoàn vốn
Food cost là gì: cách tính giá vốn món ăn, định lượng và kiểm soát hao hụt cho quán