Hộ kinh doanh ghi chép thu chi hằng ngày: cách làm đơn giản và mẫu sổ

Nhiều chủ cửa hàng cảm nhận việc kinh doanh qua lượng khách và tiền trong két. Nhưng đông khách chưa chắc có lãi, và tiền trong két có thể là tiền của nhà cung cấp chưa trả. Ghi chép thu chi hằng ngày là cách đơn giản nhất để biết sự thật về việc kinh doanh của mình.

Vì sao cần ghi chép?

• Biết lãi thật sau khi trừ giá vốn và mọi chi phí.
• Phát hiện thất thoát, nhầm lẫn tiền mặt sớm.
• Biết mặt hàng, ngày nào bán chạy để nhập hàng hợp lý.
• Có dữ liệu khi làm việc với ngân hàng, khi mở rộng hoặc chuyển lên doanh nghiệp.
• Đáp ứng yêu cầu sổ sách theo quy định áp dụng cho hộ kinh doanh; nội dung cụ thể nên tham khảo cơ quan thuế quản lý.

Cần ghi những gì?

Nhóm	Ví dụ
Thu bán hàng	Theo hình thức: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ
Thu khác	Tiền khách trả nợ cũ, tiền đặt cọc
Chi nhập hàng	Trả nhà cung cấp, tiền hàng
Chi phí hoạt động	Tiền thuê, điện nước, lương, vận chuyển, bao bì, quảng cáo
Rút cho gia đình	Tiền chủ cửa hàng lấy dùng riêng
Công nợ	Khách mua chịu, hàng nhập chưa trả tiền

Mẫu sổ thu chi đơn giản

Ngày	Nội dung	Loại	Hình thức	Thu	Chi
05/11	Bán hàng trong ngày	Bán hàng	Tiền mặt	3.200.000
05/11	Bán hàng trong ngày	Bán hàng	Chuyển khoản	4.100.000
05/11	Nhập hàng nhà cung cấp A	Nhập hàng	Chuyển khoản		5.000.000
05/11	Tiền điện tháng 10	Chi phí	Chuyển khoản		1.200.000
05/11	Rút chi tiêu gia đình	Rút riêng	Tiền mặt		500.000

Thói quen 10 phút cuối ngày

1. Cộng tổng thu, tổng chi trong ngày.
2. Đếm tiền mặt thực tế, so với số dư tiền mặt trên sổ.
3. Kiểm tra sao kê hoặc thông báo tài khoản cho các khoản chuyển khoản, xem nhận thanh toán QR và thẻ an toàn.
4. Ghi chú mọi chênh lệch và lý do.

Tổng kết cuối tháng

Chỉ tiêu	Cách tính
Doanh thu	Tổng thu bán hàng trong tháng
Giá vốn hàng bán	Tồn kho đầu tháng + Nhập trong tháng − Tồn kho cuối tháng
Lợi nhuận gộp	Doanh thu − Giá vốn
Chi phí hoạt động	Thuê, điện nước, lương, vận chuyển…
Lãi trong tháng	Lợi nhuận gộp − Chi phí hoạt động
Tiền còn lại	Tiền mặt + Tiền trong tài khoản kinh doanh

Lưu ý: giá vốn tính theo hàng đã bán, không phải tiền nhập hàng trong tháng. Tháng nhập nhiều hàng để tích trữ thì tiền chi lớn nhưng lãi không giảm tương ứng; ngược lại. Đó là lý do lãi và tiền không bằng nhau, xem quản trị dòng tiền. Để kiểm soát hàng tồn, xem quản lý tồn kho cho cửa hàng bán lẻ.

Những lỗi thường gặp

• Lấy tiền trong két chi tiêu gia đình mà không ghi.
• Coi tiền nhập hàng là chi phí của tháng, làm sai lãi lỗ.
• Không ghi công nợ, quên thu tiền khách mua chịu.
• Ghi dồn cuối tuần, cuối tháng nên bỏ sót.

Đọc tiếp

• Quản lý tồn kho đơn giản cho cửa hàng bán lẻ
• Nhận thanh toán QR và thẻ cho hộ kinh doanh
• Hộ kinh doanh chuyển lên doanh nghiệp