Quản lý tồn kho đơn giản cho cửa hàng bán lẻ: phân loại ABC, điểm đặt hàng và xử lý hàng chậm bán

Với cửa hàng bán lẻ, hàng tồn kho thường là tài sản lớn nhất. Nhập thiếu thì mất doanh thu, nhập thừa thì tiền bị “chôn” trong kho, hàng hết hạn, lỗi mốt. Quản lý tồn kho tốt không đòi hỏi phần mềm đắt tiền, mà cần vài nguyên tắc đơn giản và thói quen theo dõi đều đặn.

Phân loại hàng theo ABC

Sắp xếp các mặt hàng theo giá trị bán (hoặc giá trị tồn) trong năm, rồi chia ba nhóm:

Nhóm	Đặc điểm thường gặp	Cách quản lý
A	Khoảng 20% số mặt hàng, chiếm khoảng 70–80% giá trị	Theo dõi hằng ngày hoặc hằng tuần, không để hết hàng, kiểm kê thường xuyên
B	Khoảng 30% số mặt hàng, chiếm khoảng 15–20% giá trị	Theo dõi hằng tuần hoặc hằng tháng
C	Khoảng 50% số mặt hàng, chiếm khoảng 5–10% giá trị	Đặt hàng theo lô lớn hơn, kiểm tra định kỳ, cân nhắc loại bỏ mặt hàng quá chậm

Tỷ lệ thực tế khác nhau theo cửa hàng, nhưng nguyên lý chung là một số ít mặt hàng quyết định phần lớn doanh thu và tiền vốn.

Điểm đặt hàng lại và tồn kho an toàn

Điểm đặt hàng lại = Lượng bán bình quân mỗi ngày × Số ngày chờ hàng về + Tồn kho an toàn

Ví dụ: một mặt hàng nhóm A bán bình quân 20 đơn vị/ngày, nhà cung cấp giao sau 5 ngày, cửa hàng giữ tồn kho an toàn 30 đơn vị để phòng bán đột biến hoặc giao chậm. Điểm đặt hàng lại là 20 × 5 + 30 = 130 đơn vị: khi tồn kho xuống 130, cần đặt hàng ngay.

Tồn kho an toàn nên cao hơn cho mặt hàng bán biến động mạnh hoặc nhà cung cấp hay giao chậm, thấp hơn cho mặt hàng ổn định.

Quy trình kiểm kê và nhập xuất

1. Mã hóa hàng hóa thống nhất, mỗi mặt hàng một mã.
2. Ghi nhận mọi lần nhập, xuất, kể cả hàng đổi trả, hàng hỏng.
3. Nhập trước xuất trước với hàng có hạn sử dụng, xếp hàng cũ ra ngoài.
4. Kiểm kê nhóm A hằng tuần hoặc hằng tháng, toàn bộ cửa hàng mỗi quý; tìm nguyên nhân mọi chênh lệch.

Xử lý hàng chậm bán

• Lập danh sách hàng không bán được trong 60–90 ngày.
• Giảm giá, bán kèm, khuyến mãi theo combo với hàng bán chạy.
• Thương lượng trả lại hoặc đổi hàng với nhà cung cấp.
• Ngừng nhập mặt hàng chậm bán lặp lại; giải phóng tiền và chỗ trưng bày.

Thu hồi tiền từ hàng chậm bán, dù phải giảm giá, thường tốt hơn để hàng mất giá dần trong kho.

Chỉ số cần theo dõi

Chỉ số	Công thức	Ý nghĩa
Số ngày tồn kho	Giá trị tồn kho ÷ Giá vốn hàng bán × số ngày của kỳ	Hàng nằm trong kho bao lâu
Tỷ lệ hết hàng	Số lần hết hàng nhóm A ÷ số mặt hàng nhóm A	Doanh thu bị bỏ lỡ
Tỷ lệ bán hết (sell-through)	Số lượng bán ÷ Số lượng nhập trong kỳ	Hiệu quả của quyết định nhập hàng
Hao hụt kiểm kê	Chênh lệch kiểm kê ÷ Giá trị tồn kho	Thất thoát, sai sót ghi chép

Số ngày tồn kho là một thành phần của chu kỳ tiền mặt, xem quản trị dòng tiền doanh nghiệp và 5 chỉ số tài chính nên xem mỗi tháng.

Khi nào nên dùng phần mềm?

Khi số mặt hàng vượt vài trăm mã, hoặc có nhiều điểm bán, phần mềm quản lý bán hàng và kho giúp cập nhật tồn kho tức thời, cảnh báo điểm đặt hàng và giảm sai sót. Xem chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ: bắt đầu từ đâu.

Đọc tiếp

• Quản trị dòng tiền doanh nghiệp
• Chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ
• Kinh nghiệm thuê mặt bằng kinh doanh