Kiểm soát chi phí doanh nghiệp: phân loại, đo lường và cắt giảm đúng chỗ

Khi lợi nhuận giảm, phản xạ phổ biến là “cắt 10% mọi chi phí”. Cách làm này dễ ra quyết định nhưng thường sai: những khoản tạo ra doanh thu bị cắt cùng với những khoản lãng phí. Kiểm soát chi phí hiệu quả bắt đầu từ việc hiểu mỗi đồng chi phí đang mua được gì.

Phân loại chi phí

Theo hành vi

• Chi phí biến đổi thay đổi theo sản lượng: nguyên vật liệu, hoa hồng, vận chuyển theo đơn.
• Chi phí cố định không đổi trong một phạm vi hoạt động: thuê mặt bằng, lương bộ máy, phần mềm, khấu hao.

Chi phí cố định quyết định điểm hòa vốn và mức rủi ro khi doanh thu giảm, xem lập kế hoạch tài chính và điểm hòa vốn.

Theo giá trị tạo ra

Nhóm	Ví dụ	Hướng xử lý
Tạo giá trị trực tiếp	Nguyên liệu chất lượng, nhân sự bán hàng giỏi, marketing hiệu quả	Bảo vệ, tối ưu hiệu quả
Hỗ trợ cần thiết	Kế toán, hành chính, công nghệ cơ bản	Chuẩn hóa, tự động hóa, đàm phán giá
Không tạo giá trị	Phần mềm không dùng, quy trình trùng lặp, hàng tồn hỏng, chi phí sửa sai	Loại bỏ

Tìm khoản cần xem xét: nguyên tắc Pareto

Liệt kê toàn bộ khoản mục chi phí 12 tháng gần nhất, sắp xếp từ lớn đến nhỏ và tính tỷ trọng cộng dồn. Thông thường, một nhóm nhỏ khoản mục chiếm phần lớn tổng chi phí. Ví dụ giả định một doanh nghiệp thương mại:

Khoản mục	Triệu đồng/năm	Tỷ trọng cộng dồn
Giá vốn hàng hóa	12.000	75%
Lương và phúc lợi	2.000	88%
Thuê kho, cửa hàng	800	93%
Vận chuyển	500	96%
Các khoản còn lại	700	100%

Tiết kiệm 2% giá vốn nhờ đàm phán lại với nhà cung cấp (240 triệu) có giá trị gần bằng cắt giảm một phần ba các khoản nhỏ còn lại. Hãy dành công sức cho những khoản lớn trước.

Đo chi phí trên đơn vị

Tổng chi phí tăng chưa chắc là xấu nếu doanh nghiệp bán được nhiều hơn. Chỉ số có ý nghĩa hơn là chi phí trên đơn vị:

• Chi phí vận chuyển trên mỗi đơn hàng.
• Chi phí marketing trên mỗi khách hàng mới.
• Chi phí nhân sự trên doanh thu hoặc trên lợi nhuận gộp.
• Tỷ lệ chi phí bán hàng, quản lý trên doanh thu.

Theo dõi xu hướng các chỉ số này hằng tháng, cùng với 5 chỉ số tài chính nên xem mỗi tháng.

Rà soát chi phí từ con số không

Thay vì lấy chi phí năm trước cộng thêm tỷ lệ, hãy đặt câu hỏi cho từng khoản chi phí hỗ trợ: nếu bắt đầu lại từ đầu, chúng ta có chi khoản này không, ở mức nào? Cách làm này tốn công hơn nhưng phát hiện được những khoản “chi theo quán tính” đã không còn cần thiết. Nên áp dụng luân phiên cho từng bộ phận mỗi năm.

Những khoản không nên cắt vội

• Chi phí giữ chân khách hàng hiện tại và nhân sự giỏi.
• Bảo trì máy móc, an toàn: cắt hôm nay có thể tốn gấp nhiều lần sau này.
• Đào tạo, công nghệ giúp tăng năng suất, xem chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ.
• Marketing có hiệu quả đo được.

Đọc tiếp

• Lập kế hoạch tài chính và ngân sách doanh nghiệp
• Các chỉ số tài chính quan trọng
• Định giá bán sản phẩm: từ giá vốn đến giá bán có lãi