Quy trình bán hàng – thu tiền cho doanh nghiệp nhỏ: từ báo giá đến đối soát

Một đơn hàng chỉ thực sự hoàn tất khi tiền đã về tài khoản. Bài viết mô tả quy trình bán hàng – thu tiền 8 bước, các điểm kiểm soát giúp giảm nợ xấu, cách đọc bảng tuổi nợ, lịch nhắc nợ mẫu và các chỉ số theo dõi hiệu quả thu tiền.

Đọc nhiều trên

Minh họa quy trình bán hàng thu tiền cho doanh nghiệp nhỏ

Nhiều doanh nghiệp nhỏ đầu tư nhiều công sức cho bán hàng nhưng thả nổi khâu thu tiền: xuất chứng từ chậm, không theo dõi hạn thanh toán, chỉ nhắc nợ khi đã quá hạn lâu. Hệ quả là doanh thu đẹp nhưng tiền thiếu, như phân tích trong bài quản trị dòng tiền doanh nghiệp. Một quy trình bán hàng – thu tiền rõ ràng giải quyết phần lớn vấn đề.

Những điểm chính

Thu tiền bắt đầu từ lúc báo giá: điều khoản thanh toán rõ ràng ngay từ đầu.
Đánh giá và đặt hạn mức tín dụng cho khách hàng mua chịu.
Chứng từ chính xác, gửi ngay khi giao hàng.
Theo dõi tuổi nợ hằng tuần và nhắc nợ theo lịch, trước cả khi đến hạn.

Quy trình 8 bước

Bước	Nội dung	Điểm kiểm soát
1. Báo giá	Giá, số lượng, điều khoản thanh toán, thời hạn hiệu lực	Giá theo bảng giá được duyệt
2. Xác nhận đơn hàng, hợp đồng	Khách xác nhận bằng văn bản	Điều khoản thanh toán khớp chính sách
3. Kiểm tra hạn mức tín dụng	Công nợ hiện tại cộng đơn mới so với hạn mức	Vượt hạn mức hoặc đang có nợ quá hạn cần phê duyệt
4. Giao hàng	Biên bản giao nhận có xác nhận	Chứng từ ký nhận đầy đủ
5. Xuất hóa đơn, chứng từ	Theo quy định, gửi ngay cho khách	Thông tin chính xác, tránh phải điều chỉnh
6. Theo dõi công nợ	Ghi nhận hạn thanh toán từng khoản	Bảng tuổi nợ cập nhật hằng tuần
7. Nhắc nợ	Theo lịch trước và sau hạn	Có người phụ trách, có ghi nhận phản hồi
8. Thu tiền và đối soát	Khớp tiền nhận với hóa đơn	Đối soát định kỳ với khách hàng

Chính sách bán chịu

Phân nhóm khách hàng theo lịch sử thanh toán, quy mô, mức độ rủi ro.
Mỗi nhóm có thời hạn thanh toán và hạn mức tối đa.
Khách hàng mới: bắt đầu với hạn mức nhỏ hoặc yêu cầu đặt cọc, tăng dần khi có lịch sử tốt.
Xem lại hạn mức định kỳ hoặc khi khách trả chậm.

Bảng tuổi nợ

Bảng tuổi nợ phân loại công nợ phải thu theo thời gian quá hạn. Ví dụ giả định:

Nhóm tuổi nợ	Số tiền (triệu đồng)	Tỷ trọng
Chưa đến hạn	1.800	60%
Quá hạn 1–30 ngày	600	20%
Quá hạn 31–60 ngày	300	10%
Quá hạn 61–90 ngày	180	6%
Quá hạn trên 90 ngày	120	4%
Tổng	3.000	100%

Nợ quá hạn càng lâu càng khó thu. Ở ví dụ trên, 40% công nợ đã quá hạn; các khoản trên 60 ngày (300 triệu) cần được ưu tiên xử lý ngay.

Lịch nhắc nợ mẫu

Thời điểm	Hành động
7 ngày trước hạn	Gửi nhắc nhẹ kèm chứng từ, xác nhận khách đã nhận đủ hồ sơ thanh toán
Ngày đến hạn	Nhắc thanh toán
Quá hạn 7 ngày	Gọi điện cho người phụ trách thanh toán, hỏi lý do và ngày trả cụ thể
Quá hạn 30 ngày	Quản lý bán hàng liên hệ; tạm dừng giao đơn mới nếu cần
Quá hạn 60 ngày	Lãnh đạo can thiệp; thỏa thuận lịch trả nợ bằng văn bản
Quá hạn 90 ngày	Cân nhắc các biện pháp thu hồi theo hợp đồng, trích lập dự phòng

Nhân viên bán hàng nên được đánh giá cả trên tiền thu về, không chỉ doanh số, xem xây dựng hệ thống OKR và KPI.

Chỉ số theo dõi

Số ngày thu tiền (DSO): xem cách tính trong 5 chỉ số tài chính nên xem mỗi tháng.
Tỷ lệ công nợ quá hạn trên tổng phải thu.
Tỷ lệ chứng từ phải điều chỉnh do sai sót, nguyên nhân phổ biến khiến khách chậm trả.

Số hóa quy trình (phần mềm bán hàng, nhắc nợ tự động, thanh toán qua QR có đối soát) giúp giảm đáng kể công sức, xem chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ.